Från början av ett projekt är det avgörande att tydligt kommunicera dess vision och riktning. Att bekräfta den övergripande riktningen, förklara varför projektet startas och dess påverkan på organisationen hjälper till att skapa en gemensam förståelse. Sponsorer spelar en nyckelroll i att ge trovärdighet åt budskapet och vara förebilder, medan bred och regelbunden kommunikation hjälper till att upprätthålla engagemang och delaktighet genom hela projektet.
För att visionen ska förstås och delas är det nödvändigt att visa det konkreta värdet av projektet för varje målgrupp. Vilka fördelar kan gruppen, en särskild avdelning, eller varje individ förvänta sig? Att anpassa ton och exempel efter målgruppen gör det möjligt att besvara den avgörande frågan för varje målgrupp: "vad får jag ut av det?"
Detta tillvägagångssätt stärker förståelsen, stödet och ägandeskapet av projektet.
Kommunikationen kring visionen slutar inte vid projektstarten. Det är viktigt att regelbundet upprepa och påminna andra om projektets mål och riktning genom nyhetsbrev, möten, styrgrupper och andra medier.
Dessa påminnelser gör det möjligt för alla intressenter att förbli samordnade, trots projektets komplexitet eller längd, och säkerställer att alla behåller en sammanhängande helhetsvision.
Sponsorer och ledning fortsätter att förkroppsliga projektet genom att ge tyngd åt budskapet och ingripa vid nyckelsteg. Fältrepresentanter och ambassadörer omsätter visionen i konkreta handlingar, förmedlar budskapen och bidrar till att mobilisera teamen.
Denna kombination säkerställer att visionen förstås, integreras och delas på alla nivåer i organisationen.
En tydlig, gemensam vision omvandlar budskap till konkreta åtaganden. Den hjälper till att ena team och bibehålla engagemang genom hela projektet, vilket är en viktig hävstång för framgång. Nästa steg är att implementera och leda projektkommunikationen, för att omsätta denna vision i handling på fältet.