Att definiera mål och identifiera målgrupper räcker inte: denna strategi måste översättas till precisa, begripliga budskap anpassade till varje målgrupp. Budskapen blir då länken mellan projektet och de människor som kommer att uppleva eller stödja det.
Låt oss se hur vi kan strukturera dessa budskap och välja medier för att sprida dem effektivt.
Globala budskap kommunicerar projektets vision och mål över hela organisationen för att skapa en gemensam förståelse. Specifika budskap är anpassade till varje målgrupp baserat på deras behov, roll och grad av engagemang.
Konsekvens mellan globala och specifika budskap, samt upprepning, är avgörande för att etablera engagemang och förstärka tydligheten i kommunikationen.
Vissa medier är särskilt effektiva för spridning av information och för att dela projektets huvuddrag: nyhetsbrev, e-post, intranät, webbplats, anslag eller sammanfattande dokument.
De gör det möjligt för alla målgrupper att få samma budskap och ha tillgång till tillförlitlig information, när som helst.
Andra stöd uppmuntrar deltagande och interaktion: workshops, frågestunder, forum, enkäter eller samarbetsverktyg.
De ger målgruppen möjlighet att uttrycka sig och aktivt bidra till projektet.
För mer information om samarbetsverktyg och format, se vår dedikerade sida: Deltagande kommunikationsverktyg och format.
Projektkommunikation ersätter inte utbildning, men den kan integreras i befintliga utbildningssystem eller använda samma kanaler för att underlätta införandet. Handledningar, praktiska guider, instruktionsvideor, utbildningstillfällen och DAPs (Digital Adoption Platforms) kan hjälpa till att stärka förståelsen och användningen av nya verktyg eller processer.
Genom att stötta utbildningsaktiviteter och kommunicera på ett tydligt och tillgängligt sätt, bidrar kommunikationen till utvecklingen av färdigheter och målgruppens självständighet.
Budskap och material ger kommunikationsstrategin liv: de gör det möjligt för intressenter att effektivt förmedla, mobilisera och få stöd. Nästa steg är att dela en vision och ge mening, för att omvandla budskap till konkreta och mobiliserande handlingar på fältet.